Menambahkan dan Memformat Data di Lembar Kerja

Bekerja dengan data dengan memanfaatkan perangkat lunak yang ada merupakan hal yang umum dilakukan diabad modern ini. Dalam hal ini, perangkat yang digunakan berupa perangkat lunak pengolah angka. Untuk itu kita perlu belajar bagaimana cara menambahkan dan memformat data di lembar kerja (worksheet) dengan mudah dan cepat. Kemudian data dan lembar kerja yang ditampilkan menjadi lebih baik, mudah dipahami terutama ketika membuat sebuah laporan.

Selain mengatur dan memformat lembar kerja, kita juga perlu memahami bagaimana cara menyimpan lembar kerja yang baik dan benar agar pada saat lembar kerja itu dibutuhkan atau kembali kita buka, maka file atau lembar kerja tersebut dapat kita temukan dengan mudah.

Berikut ini gambaran umum tampilan dari aplikasi pengolah angka, dalam hal ini menggunakan WPS Spreadsheet. Untuk pengguna aplikasi lainnya tinggal menyesuaikan saja.

1. Menambah Data ke Lembar Kerja

Sebelum kamu menambahkan data pada lembar kerja, berikut ini beberapa penjelasan tentang penggunaan keyboard pada aplikasi spreadsheet

Tabel diatas adalah tombol keyboard yang berfungsi sebagai konfirmasi setelah kamu melakukan pengetikan pada cell. Setelah melakukan konfirmasi isian data pada sebuah cell, jika anda menemukan kesalahan tertentu dan bermaksud merubah isi cell tersebut caranya adalah sebagai berikut :

Cara 1

• Cara yang pertama adalah melakukan editing cell melalui formula bar.
• Pilih dan aktifkan cell yang akan dirubah atau di edit.
• Aktifkan atau Pindahkan kursor pada formula bar.
• Lakukan editing seperlunya.

Cara 2

Selain melalui formula bar kita bisa juga merubah isi sebuah cell Spreadsheet secara langsung dengan cara berikut :

• Pilih dan aktifkan cell yang akan kita rubah isinya.
• Tekan tombol F2 pada keyboard.
• Lakukan editing seperlunya.

Untuk Menghapus Isi Cell Spreadsheet adalah sebagai berikut :

• Pilih dan aktifkan sel yang akan kita hapus isinya.
• Gunakan tombol Delete di keyboard.

Kita dapat memindahkan data pada lembar kerja ke tempat lain, berikut ini langkahnya

• Pilih dan aktifkan data yang akan dipindahkan, misalnya klik range B2:E10
• Pada Tab Menu Home, klik icon Cut atau menggunakan keyboard dengan menekan Ctrl + X
• Tentukan posisi tempat sel baru, misalkan pada sel A12
• Pada Tab Menu Home, pilih Paste, atau menggunakan keyboard dengan menekan Ctrl + V

Setelah semua memahami tentang pengoperasian keyboard pada aplikasi spreadsheet, maka kamu dapat mencoba materi berikutnya yaitu memasukkan data-data.

a. Memasukkan Data Angka

Proses memasukkan data angka dilakukan dengan mengetik angka-angka tersebut. Angka yang diketik akan ditempatkan di cell yang sedang aktif. Contoh kamu membuat sebuah data harga seperti 1.450.000,-. kamu tidak diperkenankan untuk menulis mutlak seperti itu, tetapi kamu cukup menulisnya dengan 1450000, hal ini selain untuk memudahkan pengguna, juga penulisan "titik" pada data harga akan menyalahi aturan pemformatan pada aplikasi Spreadsheet. Penulisan "titik" pada data harga, komputer akan membacanya sebuah karakter, artinya data tersebut nantinya tidak dapat dikalkulasi secara otomatis.

Selanjutnya, bagaimana untuk merubah tampilan agar seperti 1.450.000,-. simaklah gambar ilustrasi berikut ini.

b. Menginput Data yang Berurutan

Jika data yang ingin diinput adalah data yang berurutan dengan pola tertentu, data tersebut tidak perlu diinput satu persatu, kamu hanya perlu menginput data pertama, kemudian mengcopy data tersebut. Langkah-langkah untuk menginput data yang berurutan adalah sebagai berikut :

1) Pilihlah cell tempat data pertama akan diinput,

2) Ketik data pertama, kemudian pindah ke cell berikutnya,

3) Ketik data yang kedua yang sesuai dengan pola urutannya, misalnya adalah sebagai berikut :

• Jika urutan data yang diinginkan adalah 1 2 3 4 5 dan seterusnya, ketiklah 1 dan 2 di dua cell yang pertama
• Jika urutan data yang diinginkan adalah 2 4 6 8 10 dan seterusnya, ketiklah 2 dan 4 di dua cell yang pertama
• Jika urutan data yang diinginkan adalah 111  112  113  114 dan seterusnya, ketiklah 111 dan 112 di dua cell yang pertama.

4) Blok kedua cell yang sudah diisi data tersebut

5) Letakkan pointer disudut kanan bawah cell yang kedua hingga tanda (+) muncul di pointer

6) Drag kebawah hingga muncul urutan angka yang diinginkan

7) Lepaskan mouse.

Lebih jelasnya silahkan perhatikan gambar ilustrasi berikut ini.

2. Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris

Pengaturan lebar kolom dan tinggi baris diperlukan untuk kerapihan tampilan lembar kerja serta untuk menyesuaikan lebar kolom dan tinggi baris dengan lebar dan tinggi data yang ada.

Jika lebar kolom terlalu kecil, pada data yang diinput berupa teks, maka data tersebut akan terpotong oleh batas kolom. Sedangkan pada data yang diinput berupa angka, data tersebut akan ditampilkan berupa deretan tanda pagar (######).

Pengaturan lebar kolom dan tinggi baris dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini :

• Letakkan pointer mouse diatas batas kanan kolom yang ingin diatur lebarnya sampai pointer berubah menjadi tanda tambah dengan panah ganda ke kiri dan ke kanan.
• Klik tombol kiri mouse dan tahan, tarik ke kanan untuk melebarkan kolom dan ke kiri untuk mengecilkan kolom
• Jika ukuran kolom dianggap sudah cukup maka lepaskan tombol kiri mouse.

Langkah diatas sangat mirip dilakukan untuk mengatur tinggi baris dengan menggunakan keterampilan menggunakan mouse, menarik ke bawah untuk meninggikan baris dan ke atas untuk sebaliknya.

3. Memformat Cell

Lembar kerja aplikasi pengolah angka mempunyai garis-garis grid yang membentuk kolom dan baris, garis-garis grid tersebut adalah garis-garis standar yang perlu kita sesuaikan lagi dengan kebutuhan untuk membuat sebuah tabel, selain itu garis-garis grid tersebut tidak diikuti pada saat lembar kerja dicetak. Oleh karena itu, kamu perlu menambakan sendiri garis batas cell ke tabel jika diinginkan.

Untuk memberi batas dan warna pada cell, dapat dilakukan dengan cara memilih cell dengan memblok sesuai area yang diinginkan, kemudian mengklik ikon Borders di Tabs Home, pilih jenis batas yang ingin diberikan pada cell tersebut.

Untuk memberi warna pada tabel, pilih ikon Fill Color, kemudian pilih warna yang diinginkan. Lakukan pengaturan tabel kamu dengan mencoba-coba jenis Border dan Fill Color hingga kamu menemukan sebuah tampilan tabel yang bervariasi dan menarik.

4. Menyimpan Buku Kerja Baru

Buku kerja yang sudah dibuat dan dikerjakan perlu disimpan agar dapat dibuka dan digunakan lagi di lain waktu. Format file yang digunakan pada aplikasi pengolah angka ini adalah .xls, .xlsx. Berikut ini langkah-langkah penyimpanan file baru, pilihlah salah satu cara yang kamu inginkan.

• Klik tombol Save pada ikon Spreadsheet
• Klik Ikon Save pada tab menu Home
• Tekan tombol Ctrl + S di Keyboard

Jika salah satu cara diatas telah dilakukan dengan benar, maka akan tampil kotak dialog Save As

• Ketik nama file yang diinginkan, misalnya "Latihan Pertama"
• Tentukan alamat penyimpanan, misalnya pada berkas "Documents"
• Klik tombol Save untuk menyimpan.

5. Membuka Lembar Kerja

Jika sebelumnya kamu sudah bisa membuat dan menyimpan lembar kerja dengan benar, maka kali ini akan mencoba untuk membuka lembar kerja yang sudah pernah disimpan. Hal yang perlu diperhatikan adalah kamu harus mengetahui dimana letak atau alamat penyimpanannya, kemudian kamu juga tentu harus mengingat nama file yang akan dibuka.

Pada penjelasan sebelumnya, letak file penyimpananya berada di folder atau berkas "Documents" dan nama file nya adalah "Latihan Pertama".

Berikut ini beberapa langkah untuk membuka file yang bisa kamu pilih salah satunya.

• Klik tombol Open pada ikon Spreadsheet
• Klik Ikon Open pada tab menu Home
• Tekan tombol Ctrl + O di Keyboard