Menambahkan dan Memformat Data di Lembar Kerja

Mengolah Data dan Angka pada Aplikasi Office

Pekerjaan yang dilakukan dengan komputer tidak selalu menggunakan tulisan berupa alphabet atau teks, tetapi juga menggunakan angka-angka yang disebut sebagai numeric. Angka-angka tersebut memerlukan formula-formula tertentu untuk menghasilkan yang berguna. Untuk mengatur angka-angka tersebut agar dapat berjalan dengan cepat dan tepat maka diperlukan software untuk memprosesnya. 

Banyak Corporation yang telah menciptakan sebuah aplikasi  pengolah angka (Spread Sheet) ini diantaranya WPS, Microsoft, Liber Office, Open Office, Google Spreadsheet dan masih banyak lagi Corporation lainnya.

Spreadsheet merupakan lembaran kertas yang berisi data dalam bentuk baris dan kolom dalam akuntansi. Jika Anda pengguna komputer atau laptop tentu akrab dengan spreadsheet dan pemrosesan angka. Di komputer sendiri spreadsheet berisi tabel yang berisi kolom dan baris, dalam tabel berisi nilai-nilai yang sudah saling berhubungan jika satu nilai diubah maka secara otomatis nilai di tabel lain juga perlu diubah.

Lembar kerja dalam program aplikasi dapat digunakan untuk membuat dan mengatur atau memanipulasi lembar kerja yang dilakukan secara elektronik.

1. Mengolah Data Pada WPS Spreadsheet / Microsoft Excel

a. Memasukkan Formula Kalkulasi

Dalam spreadsheet, sebagian besar rumus dan fungsi dimulai dengan tanda sama dengan ("="). Ini memberi sinyal ke aplikasi spreadsheet bahwa Anda akan memasukkan formula yang akan menghitung atau mengubah masukan dalam beberapa cara.

Setelah Anda mengetik tanda sama dengan, Anda dapat mulai memasukkan formula sederhana seperti =B3+C3 untuk perhitungan sederhana pada dua sel.

Opsi lain adalah dengan menggunakan fungsi, yaitu langkah-langkah yang dapat diulang yang dibangun ke dalam aplikasi spreadsheet. Sebagai contoh, fungsi =AVERAGE akan menghitung rata-rata dari semua nilai sel. Contoh penggunaan untuk rata-rata semua nilai dalam daftar adalah :

b. Melakukan Perhitungan

1) Berbagai Jenis Operator Spreadsheet

Spreadsheet memiliki empat jenis operasi yang berbeda yaitu aritmatika, Perbandingan, Penggabungan Teks dan Acuan.

1. Operasi Aritmatika ini digunakan untuk membentuk operasi-operasi dasar seperti penambahan, pengurangan, pembagian, perkalian, eksponensial, persentase dan penggabungan bilangan.
2. Operasi Perbandingan digunakan untuk membandingkan dua buah nilai. Hasil perbandingan tersebut berupa nilai logika yaitu true dan false.
3. Penggabungan Teks digunakan untuk menggabungkan dua data yang bertipe teks (string). Operasi penggabungan teks memungkinkan kita menggabungkan dua teks dari teks simbol ampersand (&).
4. Operator Acuan berfungsi untuk menggabungkan selang sel yang terlibat dalam perhitungan. Spreadsheet / Excel mempunyai tiga buah operator acuan, yaitu tititk dua (:), koma (,), spasi (  ),

2) Mengatur Operasi di Rumus Spreadsheet/Excel

Spreadsheet memiliki tingkatan operasi yang lebih didahulukan operasinya, jika kita menggunakan beberapa operasi dalam satu rumus maka akan melakukan operasi pada operator yang tingkatnya lebih tinggi. Tingkatan operasi tersebut sebagai berikut :

3) Menggunakan Tanda Kurung

Tanda kurung ini untuk memberitahukan pada Spreadsheet bahwa urutan perhitungannya harus mendahulukan bilangan-bilangan atau operasi yang berada didalam kurung terlebih dahulu baru kemudian operasi yang lain.

4) Menggunakan Acuan

Acuan mengidentifikasi sebuah sel atau kumpulan sel dari sebuah lembaran kerja dan mengatakan pada operator dimana mencari nilai-nilai atau data yang digunakan dalam rumus. Macam-macam sel acuan sebagai berikut :

c. Mengcopy Rumus

Spreadsheet memberikan fasilitas copy rumus, agar mempermudah menghitung data dalam jumlah besar juga menghemat energi dan pikiran. Perhatikan gambar berikut :

Untuk menulis rumus hasil No. 2 dan seterusnya, maka tuliskan rumus pada baris pertama sebagai referensi awal misalkan pada gambar diatas =C6*D6, (kolom C6 dikali dengan kolom D6, yaitu 3.000 dikali 17) kemudian Enter, Setelah itu copy hasil rumus baris awal dengan cara klik sel hasil baris awal tadi yaitu sel E6 kemudian letakkan pointer pada pojok kanan bawah sel tersebut sampai membentuk tanda panah warna hitam dan drag lalu tarik ke bawah samapai baris terakhir (E10). Perhatikan Gambar berikut :

d. Menemukan Kesalahan Dalam Perhitungan Spreadsheet/Excel

Proses pengujian perhitungan akan menunjukkan adanya kesalahan yang terjadi, dan itu tidak perlu menyebabkan kalian panik karena proses itu adalah disebut denan auditing. Berikut ini adalah tipe-tipe kesalahan penulisan formula :

e. Jenis Fungsi dan Formula

1) Fungsi Aritmatika

Fungsi aritmatika merupakan kumpulan fungsi yang berisi perintah-perintah untuk mengolah data yang berupa numerik (angka). Contoh :

Fungsi SUM, digunkan untuk menampilkan hasil penjumlahan nilai numerik. 

Rumusnya : = SUM (sel_awal : sel_akhir)

Fungsi MOD, digunakan untuk menampilkan sisa hasil bagi dari nilai numerik. 

Rumusnya : = MOD (nilai,pembagi)

Fungsi Round, digunakan untuk membulatkan angka desimal sesuai dengan jumlah digit desimal yang Anda inginkan. Rumusnya : = ROUND (nilai desimal, jumlah digit desimal yang ingin dibulatkan)

2) Fungsi Statistik

Fungsi statistik adalah fungsi yang digunakan untuk mengolah data yang berupa numerik (angka) hanya saja operasi ini dilakukan dengan statistik. Contoh :

Fungsi MIN, digunakan untuk menampilkan nilai numerik yang terkecil. 

Rumusnya : =MIN(range nilai numerik)

Fungsi MAX, digunakan untuk menampilkan numerik terbesar. 

Rumusnya : =MAX(range nilai numerik)

Fungsi AVERAGE, digunakan untuk menampilkan rata-rata. 

Rumusnya : =AVERAGE(range nilai numerik)

Fungsi COUNT, digunakan untuk menghitung jumlah sel dalam suatu range atau group data yang ada nilainya. Rumusnya : =COUNT(range nilai numerik)

3) Fungsi Text

Fungsi text adalah kumpulan fungsi yang berisi perintah-perintah yang digunakan untuk mengolah data yang berupa text atau string. Contoh :

• Fungsi LEFT, digunakan untuk menampilkan sejumlah karakter dari posisi yang paling kiri. Rumusnya : =LEFT(nilai string, jumlah huruf dari kiri)
• Fungsi RIGHT, digunakan untuk menampilkan sejumlah karakter dari posisi paling kanan. Rumusnya : =RIGHT(nilai string, jumlah huruf dari kanan)
• Fungsi MID, digunakan untuk menampilkan sejumlah karakter dari posisi tengah. Rumusnya : =MID(alamat cell, posisi huruf dari kiri, jumlah huruf yang ingin ditampilkan dari posisi tersebut).
• Fungsi LEN, digunakan untuk menampilkan jumlah huruf atau karakter dari suatu nilai string. Rumusnya : =LEN(nilai string)

4) Fungsi Logika

Fungsi logika merupakan sekumpulan fungsi yang berisi perintah-perintah untuk mengoperasikan data secara logika. Contoh :

• IF Tunggal, Rumusnya : =IF(nilai yang dicek, nilai jika kondisi benar, nilai jika kondisi salah)
• IF Ganda, ada kalanya permasalahan tidak cukup diselesaikan dengan satu (1) fungsi saja, tetapi harus diselesaikan dengan beberapa fungsi IF. Rumusnya : =IF(test 1; IF(test 2;perintah3; perintah4), perintah2).

• Fungsi AND, digunakan untuk menguji kebenaran persyaratan semua isi sel lembar kerja. Rumusnya : =AND(syarat1, syarat2,syarat3...syarat-N)
• Fungsi OR, digunakan untuk menguji kebenaran persyaratan salah satu isi sel lembar kerja. Rumusnya : =OR(syarat1, syarat2, syarat3...syarat-N)

5) Fungsi Pembacaan Tabel

Spreadsheet menyajikan tabel secara vertikal dan horisontal. Fungsi pembacaan tabel pada Spreadsheet adalah sebagai berikut.

• VLOOKUP (Vertikal Lookup), digunakan untuk membaca tabel sumber yang bentuknya tegak lurus (vertikal). Rumusnya : =VLOOKUP(Lookup value, Table array, Col_index_num, Range Lookup)
• HLOOKUP (Horizontal Lookup), digunakan untuk membaca tabel sumber yang bentuknya melintang (horizontal). Rumusnya : =HLOOKUP(Lookup value, Table array, Row_index_num, Range Lookup)

6) Fungsi Date and Time

Fungsi date and time adalah sekumpulan fungsi yang berisi perintah-perintah untuk mengolah data yang mempunyai format tanggal (dd/mm/yy) atau waktu (hh:mm:ss). Contoh :

1. NOW, digunakan untuk menampilkan tanggal dan waktu saat ini. Rumusnya : =NOW( )
2. DAY, digunakan untuk menampilkan tanggal. Rumusnya : =DAY(nilai date) Misal Rumusnya =DAY(A2), maka menunjukan tanggal dari sel A2 atau =DAY("08/07/2008"), maka hasilnya 08
3. MONTH, digunakan untuk mengetahui dan menampilkan bulan. Rumusnya : =MONTH("08/07/2008"), maka hasilnya adalah 07;
4. YEAR, digunakan untuk menampilkan tahun. Rumusnya : =YEAR('08/07/2008"), maka hasilnya adalah 2008;
5. WEEKDAY, digunakan untuk menampilkan nama hari. Rumusnya : =WEEKDAY("08/07/2008"), hasilnya adalah 3. Maksudnya hari ke-3 adalah Rabu;
6. HOUR, digunakan untuk menampilkan jam. Rumusnya : =HOUR(01:30:22), maka hasilnya adalah 01;
7. MINUTE, dugunakan untuk menampilkan menit. Rumusnya : =MINUTE(01:30:22), maka hasilnya adalah 30;
8. SECOND, digunakan untuk menampilkan detik. Rumusnya : =SECOND(01:30:22), maka hasilnya adalah 22;

Kembali ke daftar isi  Informatika 9 MTS/SMP